vrijdag 2 augustus 2013

Automatische Filter


We nemen terug de databank met personeelsgegevens.
Indien we slechts een beperkt aantal records van een lijst willen bekijken, kunnen we de lijst filteren op basis van een aantal voorwaarden.
We wensen enkel de werknemers die behoren tot de “Verkoop” te zien.
  • Selecteer een willekeurige cel van de databank
  • Kies Gegevens / Filter

Je merkt dat Excel bij de veldnamen keuzelijsten heeft gecreëerd. In deze keuzelijsten zitten alle mogelijke waarden die in de kolom voorkomen.
Indien we bv. alle werknemers die behoren tot de afdeling “Verkoop” wensen te zien, kiezen we uit de keuzelijst bij “Afdeling” de waarde “Verkoop”.
  • Klik op het pijltje bij de titel “Afdeling”
De keuzelijst bij veldnaam “Afdeling” klapt open.


  • Klik op het vinkje bij "Alles Selecteren".
  • Klik op het leeg vierkantje bij "Verkoop".
Je ziet nog enkel de records waarvoor de afdeling “Verkoop” is. De andere records worden verborgen. Deze zijn natuurlijk niet verwijderd!. In de pijltjes van de keuzelijsten waarvan een keuze is gemaakt, is een trechtertje verschenen.

Je kan opnieuw alle records tonen door de keuzemogelijkheid “Filter uit AFDELING wissen” te selecteren in de veldnaam "Afdeling" welke een trechtertje heeft.

Er is echter een snellere manier de opdracht "Wissen" in het tabblad "Gegevens".

De filter-opdrachten waaruit je kan kiezen verschillen naargelang de waarden in de kolom.
Voor getallen kan je bijvoorbeeld kiezen voor de filter “Groter dan” bij "getalfilters".

  • Klik op het pijltje bij de titel “LOON”.
Voor data kan je bijvoorbeeld kiezen voor de filter “Volgend jaar” bij de "datumfilters".

  • Klik op het pijltje bij de titel “In Dienst”.
We willen enkel de werknemers selecteren waarvan de naam met een V begint.

  • Klik op het pijltje bij de kolomtitel “Naam”.
  • Ga naar de “Tekstfilters”.
  • Kies de opdracht “Begint Met”.
In het dialoogvenster “Aangepast AutoFilter” is bij de keuzelijst “Naam” de opdracht “begint met” reeds geselecteerd. Dat laten we zo.

Bij zoekacties kan je gebruik maken van de jokers ? en een *. Een vraagteken staat voor een willekeurig teken, een asterisk staat voor één of meerdere tekens. Indien we alle werknemers wensen waarvan de naam met een V begint, kunnen we deze weergeven met V*. Hier is dit niet nodig wegens de gekozen opdracht “Begint met”.
  • Typ “V” in het tweede tekstvak bij Naam.
  • Klik op OK.
Je krijgt de records waarvan de naam met een V begint.

We kunnen de filter natuurlijk opnieuw verwijderen.

Via “Filter uit Naam wissen ” onder de kolomtitel "Naam" of via de opdracht “Wissen” in het lint.
In dit geval kan je een nieuwe filtervoorwaarde instellen.
Je kan ook de filter volledig uitschakelen.

  • Klik op de trechter "Filter" in het lint bij “Gegevens”.
In dit geval zijn de keuzelijsten verdwenen en worden alle records terug zichtbaar. De filter is uitgeschakeld.